kleine congresbanner
logo ibestuurcongres.nl

zoeken binnen de website

  • Sergej Berendsen
  • Frank Vogelezang

Budgetteren voor bestuurders

Om een portfolio goed te kunnen besturen is een hoog voorspellend vermogen van de planning cruciaal. Dé basis voor een verantwoorde IT-begroting ligt in het opstellen van een referentiebegroting.

De grote kracht van een referentiebegroting is de koppeling van een gestructureerde break-down van het werk aan benchmarkdata. Hiermee worden zowel het ambitieniveau als de risico’s meetbaar inzichtelijk. Aan de hand van drie casussen laat Metri zien wat de kracht is van een referentiebegroting.

Casus 1 betreft het auditteren van een lopend traject. De hierbij gebruikte techniek wordt ook toegepast door de auditors van het Adviescollege ICT-toetsing. Door referentiepunten inzichtelijk te maken worden onderliggende problemen maanden eerder geconstateerd. Hierdoor worden faalkosten voorkomen of sterk verminderd.

Casus 2 betreft het gebruik in een business case. Door verschillende scenario's op deze wijze door te rekenen, wordt in een korte periode van enkele weken (soms zelf dagen) een diepgaand inzicht in kosten, resources en doorlooptijd verkregen. De mate van gewenste onzekerheid is een van de inputwaardes. Deze methode levert een diepgaander inzicht in het werk op en daarmee een betrouwbaarder kosten inzicht.

Casus 3 betreft het gebruik op portfolio niveau. Te veel portfolio boards krijgen super gedetailleerde rapportages van tientallen pagina's. Steeds meer wordt gevraagd. De achterliggende behoefte betreft vaak meer zekerheid om verantwoording te kunnen nemen en daadwerkelijk te kunnen sturen. De referentiebegroting is uitstekend in te zetten om parallelle, onafhankelijke voortgangsmonitoring uit te voeren. Door de historische voortgang te koppelen aan benchmarkgegevens wordt het mogelijk met een hoge betrouwbaarheid opleverdatum en bijbehorende kosten / inzet te voorspellen. Dit geschiedt onafhankelijk van de projectmanagement rapportage.

Uit de Metri-data komt naar voren dat de inzet van referentiebegrotingen leidt tot 20-40% lagere kosten in de IT projectenportfolio.